“Zaman yönetimi” iş hayatındaki herkes için önemli bir yetkinliktir. Zamanını iyi yönetemeyen insanlar, hayatlarındaki önemli konulara zaman ayıramamaktan şikayetçi olurlar. Kimisi gereğinden fazla çalışmasına, uykusundan veya yemeğinden tasarruf etmesine rağmen bu şikayet halinden kurtulamaz. Yoğun çabaya rağmen, önemli konulara zaman ayıramamanın yarattığı ruh hali yıpratıcıdır. Bu insanlar zaman içinde kendilerini bir kurban döngüsünün içinde bulurlar. Zamanlarını yönetmeyi çok isteseler de, önlerinde çok fazla engel olduğunu düşünürler. Bir süre sonra da mücadele etmeyi bırakıp kendilerini akışa teslim etmeyi tercih ederler.

Zaman yönetimi konusunda iyi olan insanların ise kafalarında öncelikleri nettir. Bu önceliklerin dışına çıkan durumlarda “hayır” demeyi bilirler. Öncelikleri doğrultusunda zaman planı yaparlar. Beklenmedik durumları yönetmek için çaba sarf ederler ve gerekiyorsa planlarını gözden geçirirler. Kendi kontrollerinin dışında olan durumları asgari seviyeye indirmeye çalışırlar. Ellerindeki farklı kaynakları düşünür, önemsiz işler için bu kaynaklardan faydalanırlar. Zaman yönetimi ile ilgili kuvvetli alışkanlıklar geliştirmişlerdir. (ör: Her gün mutlaka yapmaları gereken 3 öncelikli konu belirleme vs.)

Gerçekleştirdiğim koçluk ve danışmanlık uygulamalarında, zaman yönetimi sorunu ile kayda değer sıklıkta karşılaşırım. O zaman danışanların işlerinin önem ve aciliyet durumlarını değerlendirmelerini ve zamanlarını kullanma alışkanlıklarını sorgulamalarını sağlayan aşağıdaki uygulamayı yaptırırım:

Uygulama

Aşama 1: Örnek Gün Dökümü

1. Çok yoğun olduğunuz bir veya iki gün seçin. Seçtiğiniz günlerin tüm detaylarını hatırlayabiliyor olmanız önemli.
2. Bir excel dosyasında (Zaman Yönetimi uygulaması (Şablon)) gününüzün tamamı için bir döküm çıkarın. Hangi faaliyete ne kadar zaman harcadığınızı listeleyin. Aşırı gruplama yapmayın. Yoğun bir iş gününde 25-40 civarı faaliyet tespit etmeniz makuldür.

Aşama 2: Acil-Önemli Sınıflandırması

3. Listelediğiniz faaliyetleri 4 başlık altında sınıflandırın.
   1. Önemli / Acil (ÖA): Mutlaka kişi tarafından ve o zaman içinde yapılması gereken işler.
   2. Önemli Değil / Acil (ÖDA): O zaman diliminde yapılması gereken, ama başkası tarafından da yapılabilecek veya yapılmasa da sıkıntı yaratmayacak işler. (Başkasından destek alınabilecek işlerdir.)
   3. Önemli / Acil Değil (ÖAD): O zaman diliminde yapılması gerekmeyen ama kişi için önemi yüksek ve dolayısıyla bizzat yapması gereken işler. (İleriye dönük bireysel gelişim niteliğindeki işler genelde bu kategoriye girer.)
   4. Önemli Değil / Acil Değil (ÖDAD): Ne kişi tarafından yapılması gereken, ne de o zaman yapılması gereken işler. (Geriye dönüp baktığında keşke o zamanı başka şeylere ayırsaydım dedirten işlerdir.)
4. Şunlara dikkat edin:
   1. Yemek, uyku gibi temel ihtiyaçları ÖA olarak sınıflandırmalısınız.
   2. Kişisel değerleriniz doğrultusunda bir değerlendirme yaptığınızı unutmayın. Yani sizin için önemli olan bir iş (ör: çocuğumla vakit geçirmek) bir başkası için önemli olmayabilir.
5. Daha sonra faaliyetlere harcadığınız süreleri 4 başlığı baz alarak toplayın.

Aşama 3: Zaman Kullanımının Değerlendirilmesi

6. Aşağıdaki sorulara cevap verin:
   1. Acil-önemli sınıflandırmanıza baktığınızda ne görüyorsunuz? En çok dikkatinizi çeken şeyler neler?
   2. Önemli ve acil işlerin oranı sizin için ne kadar makul?
   3. Zamanınızı en çok neye harcıyorsunuz? En az neye harcıyorsunuz?
   4. Zaman kaybettirici / önemi düşük şeyler neler? Bunları yapmaktan nasıl kurtulabilirsiniz?
   5. Kendinize zaman yaratabileceğiniz durumlar neler?
   6. Zamanınızı kullanmaya yönelik alışkanlıklarınız neler? Bunlar ne kadar yararlı? Bunları nasıl daha faydalı olacak şekilde değiştirebilirsiniz?
   7. Hangi saatlerde daha üretken oluyorsunuz? O saatlerde hangi işleri yapıyorsunuz? Bu noktada nasıl değişiklikler yapabilirsiniz?
   8. Hangi saatlerde daha az üretken oluyorsunuz? O saatlerde hangi işleri yapıyorsunuz? Bu noktada nasıl değişiklikler yapabilirsiniz?
   9. Zamanınızı sizden başka ne ya da kim kontrol ediyor? Kontrolü tekrar nasıl kazanabilirsiniz?
   10. Gününüzü / işinizi kesintiye uğratanlar neler ya da kimler? Bunları nasıl etkisiz hale getirirsiniz?
   11. Başkalarına devredebileceğiniz ya da paylaşabileceğiniz işler neler? Bunları nasıl devredebilir ya da paylaşabilirsiniz?

Aşama 4: Eylem Planlaması

7. Yukarıdaki sorulara verdiğiniz cevaplar doğrultusunda hemen hayata geçirebileceğiniz eylemleri yazın. Bunun için YADAY (Yok et, Azalt, Devam Ettir, Arttır, Yarat) çerçevesini kullanın.
   1. Neyi tamamen yapmayı bırakabilir, yok edebilirsiniz?
   2. Neyi azaltabilirsiniz?
   3. Neyi kesinlikle devam ettirmeniz gerekli?
   4. Neyi yapmayı arttırmalısınız?
   5. Neleri yapmaya başlamalısınız?
8. Belirlediğiniz eylemlerin somut olmasına özen gösterin. Bu eylemleri hayata geçirdiğinizde hayatınıza nasıl bir etkisi olacağını düşünün.

Ek Gelişim Kaynakları

Bu konuda kendini geliştirmek isteyenler için uygun olabilecek ek gelişim faaliyetleri:

Okuma / İzleme:

• TED: How to gain control of your free time?
• Online Kaynak: Getting Things Done
• Online Kaynak: MindTools – Time Management
• Kitap: İş Bitirici, David Allen, BKY
• Kitap: Önemli İşlere Öncelik, Stephen Covey, Varlık Yayınları

Eğitimler:

• Coursera: Work Smarter, Not Harder