Süreçler ve sistemler, her organizasyonun işleyişi için kritik parçalardır. Mükemmel kuruluşlar, sürdürülebilir sonuçlar yaratmak için stratejileri ile uyumlu, yapılandırılmış ve veriye dayalı süreçler ve sistemlerle yönetilir.
Süreçler
Bir organizasyonun müşterilerine çözüm sunmak için gerçekleştirdiği birbirine bağlı faaliyetler dizisine süreç denir. Süreçler sadece organizasyon duvarları içinde sınırlı kalmaz; genellikle tedarikçiler, dış iş ortakları veya daha büyük bir organizasyonun diğer bölümleri gibi sınırları aşan bir yapıya sahiptir.
Süreçler genellikle iki ana kategoride incelenir: operasyonel süreçler ve yönetim süreçleri. Operasyonel süreçleri, organizasyonun sunmayı hedeflediği nihai çıktıyı meydana getirmeye doğrudan katkı koyan faaliyetler olarak tarif edebiliriz. Yeni ürün geliştirme, müşteri siparişi alma, tedarikçi anlaşması yapma gibi süreçler bu kategoriye örnek olarak verilebilir. Öte yandan, yönetim süreçleri, organizasyonun faaliyetlerini planlamasına, kontrol etmesine ve optimize etmesine olanak tanıyan, nihai çıktının üretilmesine dolaylı olarak katkı sunan faaliyetlerdir. Satış tahmini, fiyat belirleme, standart geliştirme, kapasite yönetimi ve çatışma çözümü gibi süreçler bu kategoriye girer.
Süreçlerin iyi tasarlanmış olması, organizasyonun performansını artırmakla kalmaz; aynı zamanda çalışanlar arasında iş birliğini teşvik eder, kaynak kullanımını optimize eder ve müşterilere değer sunmayı kolaylaştırır.
Temel süreçlerin yeterliliği, bir organizasyonun stratejik hedeflerini gerçekleştirebilmesi için kritik öneme sahiptir. Örneğin, yeni bir ürün geliştirme süreci veya bir siparişin yerine getirilmesi gibi süreçlerin eksiksiz tanımlanması ve sürekli iyileştirilmesi, hem operasyonel hem de finansal başarıyı doğrudan etkiler.
Sistemler
Süreçler organizasyonel faaliyetlerin “ne” ve “nasıl” olduğunu tanımlarken, sistemler bu süreçlerin etkin bir şekilde yürütülmesi için gereken araçları ve altyapıyı sağlar. Sistemler, otomasyon, iletişim ve veri yönetimini kolaylaştırarak modern organizasyonların bel kemiğini oluşturur.
Sistemler çeşitli formlarda karşımıza çıkar. Kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımları, müşteri ilişkileri yönetimi (CRM) araçları, üretim yürütme sistemleri gibi çözümler bu sistemlere örnektir. Bu sistemler, manuel çabayı azaltarak, veri doğruluğunu temin ederek ve gerçek zamanlı bilgiler sağlayarak süreçlerin daha etkin bir şekilde yürütülmesine yardımcı olur. Örneğin, bir ERP sistemi tedarik, üretim ve dağıtım gibi çeşitli süreçleri entegre ederek tüm departmanların uyum içinde çalışmasını sağlar. Benzer şekilde, bir CRM sistemi, müşteriyle ilgili süreçleri geliştirerek müşteri etkileşimleri, tercihleri ve geri bildirimlerini içeren merkezi bir veritabanı sunabilir.
Kontrol Listesi
Aşağıdaki maddelerin çoğuna çek atabiliyorsanız, süreçleriniz ve sistemleriniz yeteri kadar kuvvetlidir demektir.
- Temel Süreç ve Sistemlerin Yeterliliği: Organizasyonumuz, stratejilerini gerçekleştirmek için gereken temel süreçlere ve sistemlere sahiptir.
- Temel Performans Kriterlerinin Netliği: Organizayonumuzun temel performans göstergeleri (ör. stok, kapasite kulanım, pazar payı vb.) her birim için açıkça tanımlanmıştır.
- Temel Performansta Beklentinin Netliği: Organizasyonumuzda her birimin temel performans göstergeleri için hedefleri ve gerekli kaynakları açık bir şekilde tanımlanmıştır.
- Performans Beklentilerinin Katılımlı Belirlenmesi: Organizasyonumuzda hedefler ve gerekli kaynaklar ile ilgili fikirlerin tartışıldığı, rakamların detaylı incelendiği toplantılar yapılır
- Temel Performansın İzlenmesi: Organizasyonumuzda temel iş faaliyetleri ve kaynak kullanımları alt birimlere kadar yeterli miktarda izlenip kontrol edilmektedir.
- Temel Performansın Gözden Geçirilmesi: Organizasyonumuzda gerçekleşen performans periyodik olarak hedeflerle karşılaştırılır ve değerlendirilir.
- Performans Gözden Geçirmenin Etkinliği: Organizasyonumuzda gidişatın gözden geçirilmesi sürecinde, sorunların gerçek sebepleri hızla belirlenir.
- Performans Gözden Geçirmenin Etkinliği: Gidişatın gözden geçirilmesi sürecinde, düzeltici aksiyonlar alınması sağlanır.
- Performans Kontrol Sistemlerinin Yeterliliği: Organizasyonun kontrol sistemleri beklenmeyen performans sonuçlarını en aza indirmemize olanak sağlar.
- Süreçlerin ve Sistemlerin Geliştirilmesi: Organizasyonumuz, yeni / gelişmiş yaklaşımları ve teknolojileri süreç ve sistemlerine entegre eder.
- Kurumsal Hafızanın Oluşturulması: Organizasyonumuz, bilgi birikimini ve fikirleri aktif olarak kayıt altına alır ve kurumsal hafıza oluşturur.
- Kurumsal Hafızanın Aktarılması: Organizasyonumuz, iç eğitim programları ile kurumsal bilgi birikimini çalışanlara aktarır.
- Risklerin Yönetilmesi: Organizasyonumuzda operasyonel ve finansal riskleri etkili olarak yönetilir.
0 Yorum