Hepimizin zihninde kendimizle ilgili bir resim vardır. Buna öz resim deriz. Bu öz resmi oluştururken çevremizi referans alırız. Çevremize bakarak bir sürü konuda iç referanslar belirleriz. Kafamızdaki öz resmi de bu referansların üstüne kurarız. “Şu konuda iyiyim!”, “Bu konuda zayıfım” değerlendirmelerini yaparken hep bu referansları dikkate alırız. Örneğin, kendimizi sıcak kanlı biri olarak tanımlıyor isek, bu çevremizdekilerin bize göre mesafeli insanlar olmasından kaynaklıdır.

Ruhen sağlıklı her bireyde olduğu gibi, öz resim daha çok olumlu tarafı ağır basan bir resimdir. Bu noktada ruh sağlığımızın sigortası olarak görev yapan “ego” mekanizması önemli bir rol oynar. Kendimizle ilgili yaptığımız değerlendirmeleri olumlu yönde çarpıtmamızı sağlar. Bu da aslında sağlığımız için iyi ve gerekli bir şeydir; ama çevremizde yarattığımız etkiyi doğru değerlendirmemize engel olur.

Çevremiz bizi başka yönlerden de etkiler. Özel hayatta aile, akraba, arkadaşlar, komşular… İş hayatında da yöneticilerimiz, iş arkadaşlarımız vs… Hepsi önümüze bazı beklentiler koyarlar, bu beklentilere ne kadar uyup uymadığımızı değerlendirirler ve bu doğrultuda bize açık veya örtülü geri bildirim verirler. Bu değerlendirmelerin sonucunda da çevremizdekilerde bizle ilgili bir resim oluşur. Buna da dış resim diyelim.

Öz resim ile dış resim belli ölçüde örtüşür; ama genelde örtüşmeyen bir kısım da olur. Çünkü çevremizin beklentileri, bizim onlarda yarattığımız etki vb faktörler her zaman çok net değildir. Bu netlik sorununu gidermenin en iyi yolu geri bildirim almak ve vermektir. Ama bazı kültürlerde geri bildirim çok örütülü ve dolaylıdır, o yüzden anlaşılması zordur. Bazı kültürlerde de açık geri bildirim sadece çok aşırı durumlarda verilir. Bazen de egomuz en açık geri bildirimleri bile bloke eder.

Peki ne yaparsak bu engelleri aşarız? Dış resmi keşfedebilmek için kendimizi açmamız, geri bildirim istememiz, öz değerlendirme kabiliyetimizi de geliştirmemiz gerekir. Böylece çevremizin beklentilerini ve onlara mevcutta ne şekilde karşılık verdiğimizi daha iyi anlarız, bu beklentiler karşısında ne yapacağımızı bilinçli bir şekilde değerlendirip tasarlayabiliriz ve içinde yaşadığımız sistemde daha başarılı ve mutlu olmanın yollarını bulabiliriz.

Çevremizin beklentilerini ve bu beklentilere ne şekilde karşılık verdiğimizi anlama adımına “farkındalık kazanma” diyoruz. Yaptığım danışmanlık ve koçluk süreçlerinde, ne zaman bir yönetici farkındalık sorunu ile gelse önerdiğim uygulamalardan biri Gül-Diken uygulaması oluyor.

Bu uygulamada amaç, geri bildirim alma ve verme konusunda engelleri çok olan ekiplerde anonim ve yapılandırılmış bir geri bildirim ortamı oluşturmak. Uygulamayı çok özet anlatacak olursam: Her üye kendisi ile ilgili diğer ekip üyelerinin değerlendirmelerini anonim olarak alır. Bu sayede, kendisi ile ilgili ekibin genel bakış açısını anlar. Ardından kendi ekip uyumunu arttırmak için faaliyet önerisi getirmesi ve tüm bunları bir değerlendirme çalıştayında ekibe sunması talep edilir. Sunuş esnasında ekibin yorum yapması teşvik edilir ve kişi ile ilgili olumlu-olumsuz yönlerin tartışılması sağlanır. Sürecin yönetici tarafından yönetilmesi ve geri bildirim toplama süreci haricinde ekip dışından birinin sürece müdahil olmaması tavsiye edilir.

Uygulama

Aşama 1: Tanıtım

1. Tüm ekibi bir araya getirerek uygulamayı anlatın. [Uygulama Tanıtım Sunuşu‘nu sayfanın en altında bulabilirsiniz.]
2. Uygulamanın kritik aşamaları için tarihleri birlikte belirleyin.
3. Anlatım sonrasında sunuşu e-posta ile gönderip geri bildirim toplama yöntemi ile ilgili detayları ve kararlaştırdığınız tarihleri iletin.

Aşama 2: Geri bildirim Toplama

• Geri bildirim toplama sürecinin şekline karar verin. SurveyMonkey gibi çevrim içi bir platformu kullanabilirsiniz.
• Geri bildirim toplama süresinin 1 hafta sonunu içerecek ve 8-10 günü geçmeyecek şekilde olmasına dikkat edin.
• Geri bildirim toplama süreci bitince, e-posta ile bilgi verip sunuşların yapılacağı tarihi hatırlatın ve sunuş formatına uygun bir hazırlık yapmalarını talep edin. [Sunuş Formatı]
• Bireysel hazırlık sunuşları kişi başı 15 dk’yı geçmemeli. Ekibin yapacağı yorumlar için de 15 dk süre ayırın.

Aşama 3: Bireysel Hazırlık

• Her ekip üyesinin değerlendirmelerini aldığından ve çalıştaya hazırlıklı geldiğinden emin olun. Üyelere, kendileri ile ilgili derlenmiş geri bildirimleri iletmeden önce birinin gözden geçirmesi ve argo / kışkırtıcı ifadeleri yumuşatması ve çıkartması tavsiye edilir.
• Geri bildirim toplama ile değerlendirme çalıştayı arasındaki sürenin çok uzun olmamasına (1 hafta sonunu içerecek ve 8-10 günü geçmeyecek şekilde olmasına) dikkat edin.

Aşama 4: Değerlendirme Çalıştayı

1. Yöneticinin bir açılış konuşması yapması ve ardından ilk sunuşu gerçekleştirmesi tavsiye edilir. Ekibi yorum yapması için teşvik etmesi ve yapılan yorumlara olumsuz tepki vermemesi son derece önemlidir.
2. Daha sonra diğer ekip üyelerinin sırayla sunuş yapmasını ve diğer üyelerden yorum almasını sağlayın. Her üyenin “ekip uyumunu arttırmak için” 1-2 taahhüt ile ayrılmasını sağlayın.